Wymiana użytkowanego oprogramowania

Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego rozwiązania ERP wynikała z rosnących potrzeb informatycznych firmy EuroLOT. Dotychczas użytkowana aplikacja nie spełniała m.in. wymagania spółki, by za każdy etap rejestracji zdarzeń gospodarczych była jasno określona odpowiedzialność. Problemem była również niespójność platform użytkowanych systemów (Finanse – DOS, Controlling – MS Office i Visual Basic (VBA), Produkcja – Oracle).

Kolejną niedogodnością był fakt, że dane do analiz z systemu finansowego były opisywane jedynie poprzez numery kont księgowych, a to utrudniało prowadzanie analiz finansowych. Kojarzenie informacji zarządczej z księgową odbywało się w aplikacji opartej na MS Access. Minusami takiego rozwiązania były:

• konieczność instalacji większej liczby pakietów MS Office w droższej wersji Professional,
• problemy ze zgodnością wersji MS Access,
• konieczność skomplikowanej obróbki plików z wydrukami z DOS-owego systemu F-K w celu zasilenia aplikacji z ewidencją zarządczą.

Chociaż aplikacja w VBA dawała spore możliwości samodzielnej modyfikacji, to jej utrzymanie zależało od jednej osoby, co dla firmy stanowiło pewne ryzyko.

Proces gromadzenia danych do budżetu był oparty na sporządzonych w arkuszach MS Excel formularzach rozsyłanych do poszczególnych Miejsc Powstawania Kosztów, a następnie konsolidowanych przez pracowników Controllingu. Pozytywną stroną takiego rozwiązania była elastyczność aplikacji MS Office. Jednak stawało się kłopotliwe, gdy w grę wchodziło wiele wersji planu, a użytkownicy nie zawsze przestrzegali dyscypliny korzystania z ostatniej wersji.

Z powodu ograniczeń technicznych użytkowanego systemu finansowo-księgowego, zasilenie danymi o realizacji budżetu było możliwe tylko raz w miesiącu, po zakończeniu księgowań. Niemożność uzupełniania ewidencji zarządczej na bieżąco sprawiała, że okres od importu danych do publikacji raportu był bardzo gorący. EuroLOT rozpoczął więc poszukiwanie zintegrowanego pakietu ERP z rozbudowanym modułem controllingu. Ostatecznie wybór padł na pakiet TETA 2000 z wykorzystującym hurtownię danych systemem TETA Controlling.

Cele wdrożenia TETA Controlling

Przed projektem wdrożenia systemu TETA Controlling postawiono następujące cele:

• Istotne ograniczenie potencjalnych niespójności oraz niestabilności w mechanizmie przetwarzania danych dla potrzeb raportowania zarządczego;
• Szybki i łatwy dostęp do bieżących danych z systemów TETA Finanse oraz TETA Personel;
• Wprowadzenie obiektów ewidencyjnych – równoległego do zapisów księgowych, niezależnego systemu opisywania operacji gospodarczych, który umożliwi firmie ograniczenie korekt;
• Szybsze i bardziej elastyczne przekazywanie menedżerom informacji zarządczych;
• Udostępnianie kadrze kierowniczej mechanizmów bezpośredniego dostępu do edycji planów finansowych oraz prognoz;
• Łatwe wprowadzanie dodatkowych przekrojów analitycznych.

Nowe możliwości dla firmy EuroLOT

Wdrożenie pakietu TETA 2000 rozpoczęło się w listopadzie 2003 roku, a prace zakończyły się w maju 2004. W efekcie uzyskano możliwość prowadzenia oddzielnej ewidencji zdarzeń gospodarczych na potrzeby podatkowo-księgowe i zarządcze. Zaimplementowana hurtownia danych gromadzi informacje pobierane z dwóch modułów transakcyjnych pakietu: TETA Finanse i TETA Personel. Dane finansowe o operacjach na kontach księgowych i obiektach ewidencyjnych umożliwiają tworzenie wieloprzekrojowych analiz, np. w zakresie przychodów i kosztów. Z kolei informacje kadrowo-płacowe pozwalają na analizę zatrudnienia, wynagrodzeń, kosztów itp.

Dla użytkowników bardzo duże korzyści wiążą się z modułem budżetowania, który jest dostosowany do specyficznego modelu planowania stosowanego przez EuroLOT SA. Obejmuje on:

• Dane niefinansowe, np. czasy lotu, godziny wylatane przez załogi, zatrudnienie w poszczególnych grupach, kursy walut, LIBOR etc. Służą one jako parametry do wyliczenia wartości innych planów;
• Przychody wg typów przychodów, np. przychody z dzierżawy z podziałem na typy samolotów, przychody z czarterów, przychody z wynajmu części, przychody ośrodka szkolenia załóg, przychody finansowe etc.;
• Koszty bezpośrednie, pośrednie i ogólne wg rodzajów osztów i typów kosztów, np. koszty czarterów, koszty samolotów z podziałem na ich typy, koszty załóg, koszty obsługi technicznej z podziałem na typy samolotów, koszty administracji z podziałem na piony, koszty projektów, koszty finansowe etc.;
• Rachunek Wyników;
• Wskaźniki o charakterze finansowym i niefinansowym pochodne wobec Rachunku Wyników i danych niefinansowych, np. koszty i jednostki przychodowe, wskaźniki efektywności etc.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu TETA Controlling zapewniło Klientowi elastyczne narzędzie o bogatej funkcjonalności. Raportowanie jest dostępne na żądanie i – co istotne – realizowane w oparciu o aktualne dane. Zastosowanie aplikacji znacząco zmniejszyły obawy przedsiębiorstwa o stabilność i bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Dzięki nowemu narzędziu użytkownicy znajdą też więcej czasu na analizę danych i pracę koncepcyjną.

Dla kadry kierowniczej duże korzyści wiążą się z zastosowaniem tzw. Pulpitu Menedżera, czyli specjalnego modułu, który stanowi zintegrowane środowisko pracy dla kierowników, prezentujące kluczowe wskaźniki i syntetyczne informacje dopasowane do potrzeb poszczególnych osób.

Jeśli chciałbyś uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.